Dùng Dots làm bản tin công việc mỗi sáng: mẫu lệnh và cách kiểm tra
Tạo bản tin sáng từ lịch và công việc với Dots: chọn nguồn, dùng mẫu lệnh, chạy thử, kiểm tra lịch lặp và xử lý khi báo cáo thiếu dữ liệu.
Một bản tin buổi sáng hữu ích phải trả lời được: hôm nay cần làm gì trước, việc nào có nguy cơ chậm và điều gì cần bạn quyết định. Nếu AI chỉ kể lại mọi email và cuộc họp, bạn sẽ có thêm một tài liệu phải đọc. Hướng dẫn này giúp bạn thiết kế bản tin ngắn, có nguồn và có cách kiểm tra.
Bài thực hành dành cho quản lý nhóm nhỏ và người làm nhiều dự án. Đầu ra mục tiêu là bản tin đọc trong vài phút; độ dài cụ thể do bạn chọn. Câu lệnh, cấu trúc báo cáo và bài kiểm tra dưới đây do Học viện AI đề xuất. Chỉ dùng nguồn bạn được quyền đưa vào AI và kết nối thực sự có trên tài khoản.
Chưa làm bài đầu? Xem cách thiết lập Dots và giao việc đầu tiên, rồi quay lại thiết kế bản tin.
1. Chốt ba câu hỏi mà bản tin phải trả lời
Đừng bắt đầu bằng “đọc tất cả dữ liệu rồi báo cáo”. Hãy viết trước ba câu hỏi: việc đến hạn nào chưa hoàn tất, cuộc họp nào cần chuẩn bị và vấn đề nào đang chờ mình quyết. Ba câu này quyết định cần đọc nguồn nào và bỏ qua thông tin nào.
Ví dụ giả định, bạn quản lý nhóm tổ chức workshop. Bạn cần biết landing page có kịp mở đăng ký, ai còn thiếu tài liệu cho buổi họp và phòng học đã xác nhận chưa. Một bản tin về tất cả tin tức AI sẽ không giúp giải quyết ba việc đó, dù rất nhiều thông tin mới.
Nếu bạn chưa tạo dot, hãy bắt đầu từ hướng dẫn chính thức về thiết lập Dots. Để hiểu ý tưởng giao trách nhiệm cho AI, bài AI Agent và sáu lớp nhận việc cung cấp thêm bối cảnh.
2. Chỉ định nguồn và cách xử lý khoảng trống
| Nguồn | Thông tin cần lấy | Điều không được suy ra |
|---|---|---|
| Lịch làm việc được chọn | Cuộc họp hôm nay, thời gian, tài liệu đính kèm nếu đọc được | Cuộc họp không có tài liệu không có nghĩa đã chuẩn bị xong |
| Bảng công việc | Việc đang mở, hạn, người phụ trách | Không có cập nhật không có nghĩa không có tiến độ |
| Ghi chú chốt việc | Quyết định, việc đang chờ, thay đổi đã xác nhận | Ý kiến đề xuất không tự thành quyết định |
Chọn một nguồn chuẩn cho từng loại dữ liệu. Ví dụ, bảng công việc là nơi giữ trạng thái; lịch giữ giờ họp. Nếu email mới mâu thuẫn với lịch, yêu cầu AI báo hai giá trị và đường dẫn, không tự sửa lịch. Như vậy, bản tin giúp bạn tìm ra chỗ cần xử lý thay vì che xung đột bằng một câu chắc chắn.
Với lần chạy đầu, dùng một bảng hoặc một file là đủ. Sau đó mới thêm lịch. Nếu dữ liệu nằm ở ứng dụng chưa kết nối, yêu cầu nêu thiếu kết nối và dừng ở phần đó; đừng để AI điền phần trống bằng trí nhớ về một dự án khác.
3. Chạy bản tin ngay một lần trước khi đặt lịch
Thay các phần trong ngoặc bằng nguồn của bạn. Câu lệnh này chỉ tạo bản thử, giúp phát hiện lỗi trước khi lặp mỗi ngày:
Hãy tạo bản tin công việc cho hôm nay theo múi giờ Asia/Ho_Chi_Minh từ [lịch cụ thể] và [bảng công việc/file cụ thể]. Chỉ đọc dữ liệu. Trả tối đa 500 từ, gồm: ba ưu tiên hôm nay; việc đến hạn trong 48 giờ chưa hoàn tất; cuộc họp cần chuẩn bị; tối đa ba quyết định đang chờ tôi. Mỗi mục có nguồn, người phụ trách và thời hạn nếu có. Tách dữ kiện với đề xuất của bạn. Không tìm thấy dữ liệu thì ghi “chưa đủ dữ liệu”, không ghi “không có việc”. Không gửi cho ai, không sửa lịch hoặc trạng thái. Cuối bản tin ghi nguồn nào đọc được, nguồn nào lỗi và thời điểm kiểm tra.
Giới hạn 500 từ và cửa sổ 48 giờ là lựa chọn mẫu, không phải mức tối ưu cho mọi người. Nếu nhóm làm theo ca, bạn có thể dùng cửa sổ đến hết ca. Nếu báo cáo cho dự án tuần, đổi phạm vi nhưng vẫn giữ mốc bắt đầu và kết thúc rõ ràng.
Yêu cầu ba ưu tiên không có nghĩa AI phải bịa đủ ba mục. Thêm câu “ít hơn ba nếu không đủ căn cứ” khi thử trên nguồn ít dữ liệu. Thứ tự ưu tiên cũng cần lý do: đến hạn sớm, đang chặn người khác hoặc đang chờ bạn quyết.
4. Dùng ví dụ này để nhận ra bản tin tốt
Dữ liệu giả định: landing page do Lan phụ trách, hạn 16:00 ngày 02/10; form do Minh kiểm tra, hạn 12:00 ngày 02/10; phòng học do Nam xác nhận nhưng chưa có hạn; họp tiếp ngày 03/10 chưa chốt giờ. Khi chạy sáng 02/10, một bản tin hợp lý có thể diễn đạt:
Cần chú ý hôm nay: Minh kiểm tra form trước 12:00; Lan gửi landing page trước 16:00. Hai việc còn mở theo bảng nguồn.
Đang thiếu: chưa có hạn xác nhận phòng học. Cần hỏi Nam để chốt hạn; chưa đủ dữ kiện kết luận đang trễ.
Cần bạn quyết: chốt giờ họp ngày 03/10.
Đề xuất: đối chiếu form và landing page trước khi mở đăng ký.
Nguồn: ghi chú mẫu; chưa đọc lịch thực tế.
Đây là đầu ra minh họa, không phải báo cáo thật. Điểm tốt là nó nói rõ điều đã biết và điều chưa biết. Một bản tin kém có thể ghi “Nam chậm xác nhận phòng học” dù chưa hề có hạn; hoặc “lịch ngày mai trống” trong khi không đọc được lịch.
Tự đối chiếu từng dòng trong ba lần chạy đầu. Nếu ưu tiên chưa đúng, sửa tiêu chí: “việc chặn người khác đứng trước việc nội bộ cùng hạn”. Nếu quá nhiều tin, sửa phạm vi nguồn hoặc ngưỡng đáng báo, không chỉ yêu cầu tóm tắt ngắn hơn.
5. Lưu lịch lặp và kiểm chứng lịch đã tồn tại
OpenAI hướng dẫn công việc lặp cố định cần lịch được lưu, có nội dung kiểm tra, thời gian và múi giờ, điều kiện thông báo, nơi giao kết quả. Bạn có thể quản lý tại Scheduled. Tài liệu cũng lưu ý một lượt chạy hoàn thành không tự chứng minh đầu ra đã đạt hoặc đã được giao.
Sau khi bản thử đạt, dùng câu lệnh tiếp theo:
Dùng đúng nguồn và cấu trúc bản tin vừa kiểm tra. Lưu lịch chạy 07:30 mỗi ngày từ thứ Hai đến thứ Sáu, theo Asia/Ho_Chi_Minh, trong hai tuần tới. Gửi kết quả vào cuộc trò chuyện này. Nếu một nguồn lỗi, báo rõ phần thiếu; vẫn làm phần còn đủ dữ liệu. Xác nhận lịch thực tế đã lưu, múi giờ, ngày kết thúc và nơi tôi có thể xem hoặc sửa lịch. Không tạo lịch trùng nếu đã có lịch cùng nhiệm vụ.
“Hai tuần” là khoảng thử đề xuất. Khi AI xác nhận, mở phần lịch và đối chiếu nhiệm vụ, giờ, múi giờ, trạng thái bật và ngày kết thúc. Chờ lượt đầu chạy thật rồi mở bản tin. Nếu chưa có lượt chạy, chỉ kết luận đã thiết lập, chưa kết luận hệ thống vận hành ổn định.
6. Sửa lỗi theo nguyên nhân, không thêm câu lệnh dài mãi
| Triệu chứng | Kiểm tra trước | Hướng sửa |
|---|---|---|
| Không có bản tin | Lịch có bật và tới hạn chưa? | Kiểm tra Scheduled, múi giờ và lỗi lượt chạy |
| Bản tin toàn “không có” | Đã đọc được nguồn chưa? | Bắt buộc báo trạng thái từng nguồn |
| Việc cũ lặp lại | Bảng chuẩn đã đổi trạng thái chưa? | Đọc nguồn mới; lọc việc hoàn tất; ghi thời điểm dữ liệu |
| Ưu tiên sai | Tiêu chí ưu tiên đã rõ chưa? | Nêu quy tắc nghiệp vụ và một ví dụ đúng |
| Đọc mất quá nhiều thời gian | Báo cáo đang gom quá rộng? | Giới hạn nguồn, số mục và điều kiện đáng báo |
Muốn dừng thử nghiệm, kiểm tra cả tác vụ đang chạy lẫn lịch lặp. Tài liệu điều khiển Dots phân biệt tạm dừng dot, dừng tác vụ được giao và tắt lịch tương lai; những thao tác này không hoàn tác các hành động đã xong. Đừng chỉ đóng cuộc trò chuyện rồi cho rằng lịch đã hủy.
7. Đo xem bản tin có giúp bạn làm việc tốt hơn
Trong hai tuần thử, ghi ba điều: bản tin có giúp phát hiện việc cần xử lý không, mất bao lâu để kiểm tra và có lỗi nào làm bạn quyết định sai không. Giữ vài ví dụ đầu ra thật cùng phản hồi. Không cần tính ROI phức tạp trước khi biết bạn có sử dụng báo cáo hay không.
Nếu bản tin chỉ đẹp nhưng không ảnh hưởng cách bạn bắt đầu ngày làm việc, hãy đổi câu hỏi đầu vào. Có thể bạn cần “việc đang chờ người khác” hơn “ba ưu tiên”, hoặc cần báo cáo chiều để chốt ngày. Nhịp báo cáo nên phục vụ quyết định thực tế.
Xem thêm bức tranh công cụ làm việc mới của OpenAI nếu bạn muốn mở rộng sau bài thử. Để tìm mẫu nhiệm vụ sát nghề của mình, tham khảo bộ 98 Skills AI và 30 case ChatGPT Work.
Đối chiếu tài liệu ngày 01/10/2026. Đây là quy trình đề xuất có ví dụ giả định, chưa phải case đo năng suất trên doanh nghiệp.
2 công cụ AI miễn phí dành cho bạn
Có thể bạn cần
Tài nguyên & công cụ liên quan từ Học viện AI
